Durante el encuentro virtual se realizó una muestra completa del flujo que atraviesa la suscripción de un convenio a honorarios, y se respondieron las interrogantes formuladas por las y los directores de Departamento.

La Vicerrectora Académica, Marisol Durán Santis, señaló que esta herramienta es otro de los avances en la modernización de los procesos que apoyan la academia, con el apoyo y despliegue de los profesionales de SISEI, y con la retroalimentación de cada una de las unidades por las cuales transitan los convenios a honorarios desde su formulación.

“Decidimos partir ya, para poder responder oportunamente a los pagos de nuestros docentes, estamos conscientes de que van a existir situaciones que vamos a tener que ir corrigiendo durante la marcha, es una marcha blanca, que va a permitir el éxito de la tramitación mucho más rápida. Esto es muy relevante y vale la pena que nos empeñemos en eso”, subrayó la autoridad.

Profesionales del Sisei, encabezados por su director Luis Lara, explicaron que todo el proceso de contratación se lleva a cabo desde la intranet miutem, para lo cual es necesario que cada usuario ingrese con las credenciales de su pasaporte UTEM.

Una vez ingresado, a la izquierda de la interfaz  se encuentran varios módulos, y entre ellos la sección de convenios, con las diferentes opciones.

Se realiza el ingreso del convenio, ubicando al docente para crearle el nuevo convenio. El sistema carga automáticamente los datos de la persona y permite subir a la plataforma información adicional como la cédula de identidad y el currículum vitae.

En la ventana de información académica posibilita ingresar títulos o grados académicos del docente, con información de la institución académica donde lo obtuvo, fecha de titulación, el país, cantidad de semestres y la imagen del título en pdf.

Además se ingresan las asignaturas que dictará el profesor durante el semestre y se indica el año académico en que realizará las clases el docente, la carrera, las asignatura, el número de sección y la cantidad de horas de la asignatura en la semana. En caso de que sea más de una asignatura, se pueden adicionar otras.

Con posterioridad, aparece toda la información del convenio, con fecha de inicio y término, cargo del convenio y las cuotas y montos a pagar, indicando el valor hora, cantidad de horas, el monto del convenio, la retención y el número de cuotas, observaciones y validación con el centro de costo.

En dependencia de la persona que está creando la solicitud, aparecerá si es responsable o delegado del centro de costo, para poder crear el convenio según corresponda.

Se puede ingresar como delegado para crear el convenio, como Director de Departamento, para autorizarlo, y como Decano para su aprobación o rechazo. De ahí se despacha a la Vicerrectoría Académica y al Rector, siempre con firmas electrónicas simples.

En caso de tener que modificar un convenio, en las instancias de aprobación debe ser rechazado y regresa a la persona que lo creó, se modifica y se reenvía, continuando el flujo.

La idea es que miutem sea la ventanilla única en las contrataciones de las y los docentes, y para ello es importante que las funcionarias y funcionarios y las y los docentes se acostumbren a utilizar el pasaporte institucional y no correos alternativos. Las firmas van a estar vinculadas al pasaporte UTEM.

El Director de Desarrollo y Gestión de Personas, José Urbano, manifestó por su parte que esta herramienta va a permitir agilizar mucho la tramitación de los convenios, desde este primer semestre, y dijo tener la certeza de que en el segundo semestre “vamos a poder responder muy rápidamente a todas las necesidades de pago, lo que será de gran satisfacción para las y los docentes”.

Al concluir la presentación, se respondieron dudas de los participantes sobre el proceso, al tiempo que varios funcionarios reconocieron los esfuerzos de la universidad para asegurar que docentes y estudiantes dispongan de computadoras y planes de datos para poder asumir las clases on line.